Cara Membuat Mail Merge - Prolog
Mail Marge
merupakan salah satu fitur Microsoft Office Word yang memungkinkan anda untuk
membuat beberapa dokumen dari satu template. Fungsi ini akan membuat Anda
menjadi mudah untuk membuat berbagai alamat surat ke banyak orang berbeda
dengan menggunakan cukup satu dokumen saja.
Umumnya,
Mail Merge digunakan untuk membuat template surat dengan penerima (recipient)
yang berbeda-beda dan dalam jumlah yang banyak. Berikut akan dibahas mengenai
cara membuat Mail Merge pada Microsoft Office Word.
Tata Cara ( Langkah - Langkah ) Membuat Mail Mege
Untuk
membuat mail merge secara mudah, silakan ikuti langkah-langkah berikut :
-
Pertama, buka Microsoft Office Word, kemudian klik tab Mailings
-
Klik ‘Start Mail Merge’ lalu pilih ‘Step by Step Mail Merge Wizard
-
Setelah itu, akan tampil jendela kecil di sebelah kanan yang akan menuntun anda
pada 6 langkah dalam membuat Mail Merge secara bertahap
-
Tentukan jenis dokumen yang ingin anda buat, misalnya apakah itu surat, pesan
email, amplop, label atau directory. Kemudian Klik Next: Starting document
-
Pada tampilan berikutnya, Anda harus men-set dokumen awal anda. Pilih Use the
current document. Kemudian pilih Next: Select recipient. Jika anda melakukan
kesalahan pada langkah Anda dapat berpindah ke jendela sebelumnya dengan
mengklik Previous: Select document type
-
Pada tampilan berikutnya, anda harus menentukan siapa saja yang akan menjadi si
penerima surat. Ada tiga pilihan yang ditawarkan,
- Menentukan si penerima dari daftar yang telah ada. Jika anda memilih opsi ini, maka anda harus melakukan browse dari file atau database yang telah anda buat sebelumnya
- Menentukan si penerima dari kontak Outlook. Setelah itu anda harus memilih nama dan alamat dari kontak Outlook
- Menginputkan daftar kontak baru. Jika anda memilih opsi ini, maka berikutnya anda harus mengklik ‘Create’ dan anda akan dibawa pada form isian dimana didalamnya anda harus menginputkan berbagai atribut si calon penerima surat, seperti judul surat, nama awal dan nama akhir si penerima, nama perusahaan, alamat, nama kota, kode pos serta atribut lainnya. Untuk menginputkan daftar penerima berikutnya, klik tombol New Entry atau klik Delete Entry untuk menghapus si penerima dari daftar. Setelah anda selesai menginputkan daftar penerima, lalu klik OK. Setelah itu, anda harus menyimpan daftar yang anda inputkan tadi. Setelah menyimpannya, kemudian klik OK
- Setelah anda selesai menginputkan daftar penerima beserta atribut lainnya, tersedia pilihan Select a different list untuk memilih daftar penerima yang lain. Ada juga opsi Edit Recipient list jika anda ingin mengubah daftar penerima yang telah diinputkan sebelumnya.
-
Masih di jendela tampilan yang sama, lalu klik Next : Write your letter
-
Ketikkan surat anda. Untuk menambahkan atribut-atribut surat klik Insert Merge
Field dan cocokkan tata letak atribut di bagian surat yang tepat.
-
Tambahkan berbagai atribut surat lainnya dengan mengakses jendela panel yang
terletak vertikal di sebelah kanan. caranya yaitu dengan menempatkan kursor di
salah satu bagian surat yang ingin anda tambahkan atribut tersebut.
Atribut-atribut yang tersedia, antara lain seperti address block dan pembukaan
surat. Ada juga Electronic postage (perangko elektronik) dengan syarat anda
harus menginstalkan terlebih dahulu software perangko elektronik di komputer
anda. Software yang dimaksud juga bisa anda dapatkan di website Microsoft dan
anda dapat menginstalkannya sebagai add-ins. Disamping itu, ada juga opsi ‘More
items’. Opsi ini yang biasanya digunakan untuk menginputkan berbagai atribut
surat di beberapa bagian surat tertentu (sesuai dengan penempatan kursor).
-
Langkah berikutnya adalah melakukan preview pada surat anda. Setelah itu,
berikutnya surat anda secara otomatis akan menduplikasikan diri sebanyak jumlah
penerima yang anda inputkan sebelumnya, Setiap lembar surat akan memiliki
konten yang sama tetapi dengan atribut-atribut yang bebeda. Klik tanda panah ke
kanan atau panah ke kiri untuk melihat tampilan surat anda setelah disisipi
berbagai atribut. Anda juga dapat menghapus surat dengan penerima tertentu dengan
meng-klik tombol ‘Exclude this recipient’
-
Terakhir, Klik Next: Complete the merge dan berikutnya Anda dapat mencetak
semua surat yang anda ketikkan dengan mengklik Print. Pilihan lainnya, jika
terdapat pada surat-surat anda, klik Edit individual letters untuk mengeditnya.
Cara Membuat Mail Merge - penutup
Demikian tata cara untuk membuat mail merge dengan
menggunakan bantuan software Microsoft
Word. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.
